DIRECTUMRX

Облачная система электронного документооборота

ОПИСАНИЕ DIRECTUMRX

  • Делает легкими поиск и согласование документов.
  • Обеспечивает прозрачность бизнес-процессов.
  • Ускоряет взаимодействие сотрудников.
  • Организует контроль исполнительской дисциплины.
  • Помогает поддерживать порядок в делопроизводстве, договорах и счетах.

Почему DirectumRX?

DirectumRX сочетает в себе преимущества облачной и локальной систем документооборота:

  • простая и доступная 24*7 даже для распределенных организаций и предприятий;
  • функциональная и привычная, как настольные системы.

Решаемые задачи

Больше никаких проблем с поиском информации и прозрачностью процессов

Документы

Храните документы в удобном структурированном архиве. Назначайте права доступа, поддерживайте полный жизненный цикл и версионность, отслеживайте историю работы с ними.

Бизнес-процессы

Ставьте исполнителям задачи и отслеживайте ход работы. Прописывайте единые регламенты для сложных процессов. Настраивайте замещение для отсутсвующих сотрудников.

Делопроизводство

Работайте с входящей и исходящей корреспонденцией. Отправляйте поручения ответственным и запрашивайте отчеты о выполнении.

Совещания

Назначайте коллегам рабочие встречи, согласовывайте протоколы совещаний, выдавайте поручения по итогам обсуждения и контроллируйте их выполнение.

Договоры

Создавайте договоры на основе готовых шаблонов. Согласуйте документы по настроенным правилам. Ведите реестры и контролируйте выполнение обязательств.

Счета на оплату

Согласуйте оплату входящих счетов по настроенным маршрутам. Отслеживайте расчеты с поставщиками.

Преимущества

Облачно и локально

Соединяем преимущества настольных и облачных систем. Просто установить, легко настроить и быстро начать работать. А еще – это дешево.

Расширенные гарантии

Обеспечиваем конфиденциальность и сохранность клиентской информации, мониторим работоспособность 24/7 в рамках соглашений об уровне предоставления услуги.

Функциональность «из коробки»

Готовые и продуманные решения по работе с документами и процессами, делопроизводством, совещаниями, договорами и счетами – доступны «из коробки».

Интуитивно понятный интерфейс

Для тех, кто привык к настольным офисным приложениям. Адаптирован под роли сотрудников и упрощает их типовые действия, содержит визуальные обложки, регламенты процессов и отчеты.

Мобильность

Нативные приложения позволяют полноценно работать как online, так и offline без доступа к интернету. Адаптированы под особенности Android и iOS.

Для распределенных команд

Поддерживаем работу территориально удаленных подразделений с едиными правилами управления документами и процессами, в том числе с учетом разницы в часовых поясах.

Простая настройка

Доступна даже бизнес-пользователям, без программирования. Новые виды документов и их шаблоны, правила и журналы регистрации, графическая схема регламентов.

Интеграция 1С

Синхронизированы справочники договоров, контрагентов и сотрудников. Это исключает дублирование ввода информации, процессы становятся максимально прозрачны.

Клиентская поддержка

Внедрение

Автоматизация работы большого числа сотрудников – непростая задача. Правильная адаптация корпоративной системы поможет снизить естественное сопротивление пользователей изменениям, а грамотная организационная работа сделает процесс внедрения прозрачным и управляемым. Мы предлагаем несколько вариантов:

  • Самостоятельное внедрение подразумевает прохождение командой заказчика обучения работе в системе и реализацию проекта своими силами.

  • Поддержка внедрения, в рамках которой заказчик получает консультации по вопросам организации проекта, технической реализации и адаптации системы. При необходимости наши эксперты могут выехать к клиенту и помочь на месте.

  • Внедрение «под ключ» включает полное руководство проектом нашими специалистами. Мы гарантируем достижение целей внедрения и соответствие результатов заданным показателям эффективности.

Обучение

Разработаны курсы, которые помогут администраторам разобраться в настройках системы, а рядовым пользователям – адаптироваться к повседневной работе в ней:

  • Курс администратора рассчитан на 24 часа (3 рабочих дня), включает изучение функций прикладного администрирования DirectumRX и практику самостоятельной настройки процессов в системе.

  • Семинар для пользователей длительностью 3 часа ориентирован на решение прикладных бизнес-задач сотрудниками при работе с документами и их согласовании.

Сопровождение

В рамках работы в системе и развития автоматизации, Вы всегда можете рассчитывать на нашу поддержку:

  • Методологическая поддержка. Команда наших специалистов поможет в управлении проектом и выстраивании новых бизнес-процессов.

  • Помощь в настройке системы. При необходимости наши специалисты дополнительно расскажут и покажут, как грамотно настроить систему.

  • Техническая поддержка. Наши специалисты ответят на вопросы, возникающие в ходе эксплуатации системы.

Опции DIRECTUMRX

Мобильное приложение DIRECTUM Jazz

DIRECTUM Jazz – удобный мобильный клиент. Теперь Вам доступна любая корпоративная информация в режиме 24/7 – вне офиса, на встречах и в командировках. Приложение работает как online, так и offline, без подключения к интернету. При появлении сети все изменения будут автоматически синхронизированы.

Пример работы в приложении

1. Выполнение входящего задания: открытие карточки задания, знакомство с вложением, выполнение.

2. Создание задачи по типовому маршруту с вложением, захваченным с камеры смартфона.

3. Работа в режиме offline: сохранение документа в папке «Личные», редактирование локально на устройстве, обновление документа в системе и отправка задачей.

DirectumRX: Интеграция с 1С

В современных компаниях является нормой использование нескольких корпоративных систем для управленческого учета, бухгалтерии и документооборота.

При этом часть данных, например, о контрагентах организации, являются общими для всех систем. И заключение нового договора становится головной болью сотрудников – приходится заносить информацию о нем не в одну, а сразу в две или три системы. Общими данными также могут являться справочники сотрудников, подразделений и контактов организации, заключаемых договорах.

Интеграция DirectumRX и систем «1С: Предприятие» (версий 8.2, 8.3) исключает дублирование и потерю информации между системами и обеспечивает синхронизацию справочников Договоры, Контрагенты и Сотрудники.

Схема работы интеграции

Выполните настройку систем 1С и DirectumRX и запустите первоначальный перенос данных. Настройте назначенное задание Windows для периодической синхронизации записей.

Теперь через заданные интервалы времени планировщиком заданий Windows будет запускаться агент интеграции. Агент отслеживает изменения данных в системах DirectumRX и 1C c момента предыдущего обмена и запускает импорт и экспорт всех данных согласно правилам интеграции.

Контроль исполнительской дисциплины

Для эффективной работы организации нужны инструменты контроля выполнения конкретных работ и мониторинга общей эффективности. DirectumRX предлагает функциональность для прозрачного управления взаимодействием сотрудников, отправки поручений и отслеживания результата, контроля внутренних процессов и показателей работы компании.

Мониторинг и анализ процессов компании

Для оценки работы организации или подразделений в системе разработана контрольная панель. С ее помощью руководители в наглядном виде получают актуальные данные по основным показателям эффективности: например, коэффициенту исполнительской дисциплины, задачам с нарушением срока исполнения, сотрудникам с самой высокой загрузкой.

Панель «Мониторинг и анализ»

Выдача поручений

Еще одна возможность прозрачного взаимодействия – поручения, представляющие собой вид официальных задач. После вынесения резолюции руководитель или его секретарь формирует задачу на исполнение поручения — указывает ответственных и назначает им сроки. К поручению можно также прикрепить дополнительные документы.

Пример поручения

После старта поручения указанный исполнитель получает задание с назначенным сроком. При необходимости инициатор может запросить у исполнителя отчет, продлить срок поручения или прекратить его.

Постановка свободных задач исполнителям

Отправлять задачи в системе может любой пользователь – нужно только указать исполнителей и сроки. Это не сложнее отправки письма в почтовом сервисе, но при этом помимо исполнителя инициатор задает нужный срок и, что самое важное, имеет возможность контролировать процесс и видит всю сквозную переписку. По завершении работ он получает задание-контроль с результатами и ответом от исполнителя, ознакомившись с которыми либо принимает работы, либо отправляет их на доработку. В DirectumRX инициатор всегда может отследить статус отправленной задачи и ход ее выполнения.

Простая задача

Контроль собственной эффективности

Для эффективной работы сотрудникам необходимо видеть картину своей деятельности целиком, чтобы вовремя выявлять пробелы и принимать меры. Для этого в DirectumRX существуют виджеты, которые отображают основные данные по работе сотрудника: например, сколько документов ему нужно согласовать или поручений исполнить. А через ссылки в виджетах можно быстро перейти к самим работам.

Область виджетов

Помимо этого, с помощью некоторых виджетов можно отслеживать показатели работы подразделения: объем заключенных договоров, среднюю задержку выполнения заданий и пр.

Контролируйте исполнительскую дисциплину сотрудников в DirectumRX:

  • ставьте исполнителям задачи и отслеживайте результат;
  • отправляйте ответственным поручения и запрашивайте отчеты;
  • используйте виджеты для контроля собственной эффективности и отслеживания показателей отдела;
  • анализируйте работу компании и подразделений с помощью контрольной панели.

Гарантии

Компания DIRECTUM является поставщиком услуг по автоматизации документооборота в «облачной» СЭД DirectumRX и гарантирует безопасность работы в «облаке».

Ваши данные всегда конфиденциальны

Запущены организационные, административные и технические меры по сохранности информации:

  • узел связи защищен внешним firewall;

  • данные передаются строго по защищенным протоколам (SSL);

  • оперативно обновляется ПО Microsoft (Windows Server, Microsoft SQL Server и т.п.);

  • доступ специалистов DIRECTUM к данным возможен только для решения инцидентов и регулярного обслуживания базы данных, только после подписания соответствующего соглашения о конфиденциальности, только специалистами уровня не ниже системного инженера.

Ваши данные в сохранности

Поддерживается резервное копирование и возможность восстановления данных:

  • 1 раз в неделю – полное копирование;

  • ежедневно ночью – инкрементное копирование;

  • глубина хранения резервных копий – 2 недели;

  • максимальный срок восстановления системы из резервных копий – 8 часов.

Система доступна от 99% в сутки

Компания DIRECTUM несёт ответственность за качество работы сервиса:

  • круглосуточный мониторинг работоспособности гарантирует своевременное выявление неполадок и скорейшее их устранение;

  • компенсация по 1% от месячной суммы договора за каждый час недоступности.

Спасибо за обращение. Мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.